Como implementar o modelo SCRUM para agilizar todos as atividades da empresa

Diversos empreendimentos abandonaram os modelos tradicionais e estão migrando para a metodologia de trabalho proposta pelo Scrum. Contudo, ainda existem muitas dúvidas na aplicação do Scrum. “Como ele funciona exatamente? Quais são os seus artefatos e papéis?”

Nesse e-book, você descobre como a metodologia Scrum funciona, quais são os pontos mais importantes e percebe uma visão geral do método. Acompanhe!

1. O que são as metodologias ágeis?

As metodologias ágeis visam acelerar o desenvolvimento, aliando a melhoria contínua do processo. Isso gera inúmeros benefícios. Como o aumento da comunicação e interação da equipe, organização diária para o alcance da meta definida, menor índice de falhas, respostas rápidas às mudanças e aumento significativo da produtividade. O Scrum é um popular processo de metodologia ágil.

2. Mas, afinal de contas… o que é Scrum?

O nome vem de uma jogada do Rugby, onde 8 jogadores de cada time devem se encaixar para formar uma muralha.

Scrum é um framework para gerenciamento ágil de programas. Essa metodologia pode ser aplicada e utilizada nos mais diversos tipos de projetos. Apesar de diversos mitos envolvendo a sua implementação, ele está ganhando seu espaço nas empresas de sucesso que fazem uso das boas prática de gerenciamento de projetos.

Então, em um sentido geral, o Scrum busca entregar resultados de maneira mais rápida e com menor custo, fornecendo produtos e serviços que estejam de acordo com as necessidades do cliente.

A primeira coisa que você precisa saber é que implementar a metodologia não precisa ser algo assustador. O Scrum difere das abordagens tradicionais para gerenciamento de projetos, mas essa diferença é a principal razão pela qual ele funciona.

Como em qualquer tipo de adoção, existem pontos altos e desafiadores. Mas os resultados certamente serão muito gratificantes. O Scrum fornece resultados para melhorar suas taxas de sucesso e constrói equipes mais engajadas, com altos níveis de satisfação.

Esta metodologia faz com que toda a equipe avance para realizar atividades essenciais e alcançar resultados. Para isso, são utilizados três pilares durante todo o processo:

  • Inspeção

A equipe deve estar comprometida em buscar o melhor e compartilhar conhecimentos quando houver um risco ou oportunidade.

  • Transparência

Todos devem ter conhecimento do que está sendo feito e compreender se esse é o caminho certo. Por isso, diariamente a equipe se posiciona sobre o que foi realizado e o que está sendo feito no próximo Sprint (logo abaixo você confere a definição desse termo).

  • Adaptação

A todo momento pode surgir alguma necessidade ou um obstáculo. Por isso, toda a equipe deve participar na resolução e focar, acima de tudo, no sucesso.

3. A base fundamental

Basicamente, as equipes de Scrum são baseadas em três papéis.

1. Product Owner

Ele é o único responsável por decidir quais recursos e funcionalidades serão construídos e qual a ordem que devem ser feitos.

É de responsabilidade do Product Owner manter e comunicar a todos os outros participantes uma visão clara do que a equipe Scrum está buscando alcançar no projeto. Ele é o responsável pelo sucesso global da solução.

São algumas das atribuições de um Product Owner:

  • Definir as funcionalidades do produto;
  • Decidir a data de entrega e o conteúdo;
  • Ser responsável pelo ROI (Return of Investiment) do produto;
  • Priorizar as funcionalidades conforme o valor de negócio;
  • Ajustar as funcionalidades e suas prioridades a cada Sprint;
  • Aceitar ou rejeitar os resultados.

2. Scrum Master

Este é o responsável por ajudar todos os envolvidos a entender e abraçar os valores, princípios e práticas do Scrum.

O Scrum Master age como um Coach, executando a liderança do processo e ajudando a equipe a desenvolver sua própria abordagem do Scrum por meio da melhor performance, respeitando as particularidades da organização.

Ele deve ajudar a equipe a resolver problemas e fazer melhorias no uso do Scrum. O Scrum Master também é responsável por proteger a equipe contra interferências externas e assume um papel de liderança na remoção de impedimentos que podem atrapalhar a produtividade.

São algumas das atribuições de um Scrum Master:

  • Ser responsável pela aplicação dos valores e práticas do Scrum;
  • Remover impedimentos;
  • Assegurar que a equipe está totalmente funcional e produtiva;
  • Permitir a cooperação entre os diversos papéis e funções;
  • Proteger o time das interferência externas.

3. Time

O Time é a junção de todas essas pessoas em uma equipe multidisciplinar, que são responsáveis pela concepção, construção e testes do produto.

A idéia principal é que a equipe de desenvolvimento se auto-organiza para determinar a melhor maneira de realizar o trabalho para atingir a meta estabelecida pelo Product Owner.

Um time de desenvolvimento tem tipicamente entre 5 e 9 pessoas; e seus membros devem ter coletivamente todas as habilidades necessárias para produzir, com qualidade, software funcionando.

São algumas das atribuições do Time:

  • O grupo deve ser formado, preferencialmente, de 5 a 9 pessoas;
  • Ser multifuncional;
  • Ser dedicado única e exclusivamente ao projeto;
  • Ser auto-gerenciado.

4. Como o método funciona?

É importante ressaltar que o Scrum é um conjunto de valores e  práticas que fornecem a base para que a sua organização adicione práticas particulares de gestão relevantes para a realidade do seu negócio.

Ou seja, este não é um processo padronizado onde você segue uma série de etapas sequenciais que vão garantir que você trabalhe com alta qualidade e encante os clientes.

Você deve adaptar a metodologia para obter uma versão de Scrum que é exclusivamente sua.

Entretanto, existem alguns papéis, responsabilidades e diversas etapas que devem ser cumpridas.

Como o Scrum funciona
  • Product Backlog

Ao adotar o Scrum, sempre faremos o trabalho mais importante primeiro.

O Product Owner é o responsável por determinar e gerir a sequência do trabalho e comunicá-lo por meio de uma lista de prioridades conhecida como Product Backlog.

Em seguida, ele garante que os itens do Backlog sejam colocadas na ordem correta (considerando itens como valor, conhecimento e risco), de modo que os itens de alto valor apareçam no topo do backlog do produto e os itens de menor valor aparecer em direção ao fundo.

O Product backlog está sempre em evolução. Os itens podem ser adicionados, excluídos e até mesmo revistos.

A atividade de criar e refinar os itens do Product Backlog tem o nome de Grooming.

  • Sprints

Na metodologia Scrum, o trabalho é realizado em iterações ou ciclos de até um mês denominados Sprints.

Sprints possuem duração fixa para que possuam um início e fim fixos. Geralmente, eles possuem a mesma duração. O trabalho realizado durante cada sprint deve criar algo tangível para o seu cliente.

  • Sprint Planning

O product backlog pode durar semanas ou meses de trabalho, o que é muito mais do que pode ser concluído em um único sprint.

Para determinar quais são os subconjuntos de itens do Product Backlog mais importantes para construir no próximo sprint, o Product Owner (com auxílio do Time e do Scrum Master) deve realizar o Sprint Planning (planejamento de sprint).

Durante o planejamento do sprint, o Time e o Product Owner devem chegar a um acordo sobre o conceito de Objetivo do Sprint.

A partir daí, eles determinam quais são os itens do backlog que devem ser priorizados para serem executados neste Sprint.

  • Daily Scrum

Os membros do Time devem realizar uma reunião diariamente, no mesmo horário, com tempo definido (15 minutos ou menos), chamada Daily Scrum.

Nesta reunião, é importante que o Scrum Master pergunte para cada membro da equipe as seguintes questões:

  1. O que fiz ontem que ajudou o time a atingir a meta do sprint?
  2. O que vou fazer hoje para ajudar o time a atingir a meta do sprint?
  3. Existe algum impedimento que não permita a mim ou ao time atingir a meta do sprint?

Respondendo estas perguntas, todos conseguem visualizar de uma maneira geral como está progredindo o trabalho do Sprint em direção ao objetivo.

  • Definição de Pronto

No Scrum, o resultado do Sprint significa um produto ou funcionalidade concluída.

Para saber quando e de qual maneira uma parte do produto ou funcionalidade deve ser considerada concluída, é utilizado um documento chamado Definition of Done.

Geralmente, todo o Time deve ter um entendimento compartilhado do que significa o trabalho estar completo, para assegurar a transparência. Esta é a “Definição de Pronto” para o Time Scrum. O documento é usado para assegurar o fim do trabalho.

  • Revisão do Sprint

No final do Sprint, existem duas atividades adicionais que são fundamentais. Uma delas é chamada Sprint Review.

O objetivo do Sprint Review é verificar e adaptar o produto que está sendo construído. Por meio de uma reunião informal, a apresentação do incremento é feita com a finalidade de motivar, obter comentários e promover a colaboração.

  • Retrospectiva do Sprint

Enquanto o objetivo do Sprint Review é verificar necessidades de adaptações no produto, o Sprint Retrospective verifica as necessidades de adaptações no processo de trabalho.

A Retrospectiva do Sprint ocorre depois da Revisão da Sprint e antes da reunião de planejamento da próxima Sprint.

DICA ESPECIAL DA TRIUMPHUS

Utilize o quadro Kanban para otimizar a visibilidade das tarefas e garantir a melhoria contínua dos processos!

Um quadro Kanban simples

O Kanban é a opção perfeita para ajudar a assimilar e controlar o progresso de suas tarefas de forma visual. É, normalmente, utilizado um quadro branco com alguns post-its colados.

Esses papéis representam as suas tarefas. Ao termino de cada tarefa, o papel é puxado para a etapa seguinte até que a mesma seja finalizada.

Ao olhar para um quadro Kanban é fácil enxergar como o trabalho seu e de sua equipe fluem, permitindo comunicar o status e dar e receber feedbacks de maneira rápida, prática e objetiva.

6. “Como o Scrum pode ajudar a minha empresa?”

Abaixo, listamos mais 3 benefícios que o Scrum certamente trará ao seu negócio:
1) Colaboração – Este princípio é estimulado pelo envolvimento dos colaboradores na realização das tarefas. A a possibilidade de se alcançar mais em menos tempo gera o sentimento de colaboração.
2) Otimização do tempo – Por existir uma verificação constante nas reuniões diárias e semanais, o curto tempo é imprescindível para desenvolver melhores soluções aos processos envolvidos.
3) Trabalho por prioridades – Para a entrega de um valor máximo nos sprints, as tarefas são priorizadas pelo valor que elas agregam ao projeto.

6. Atenção aos seguintes itens:

  • A base do Scrum é o empoderamento e a pró-atividade da equipe para se auto organizar e gerenciar a entrega de tarefas;
  • As equipes de trabalho devem pequenas, de no máximo 7 componentes multifuncionais;
  • Alguns mecanismos de controle poderão ser reajustados para ganhar mais agilidade.

Conhecendo os pontos acima e estando de acordo com as mudanças que o Scrum irá provocar, a dica é adotar a metodologia o quanto antes, para aumentar já a produtividade.

7. Conclusão

A gestão ágil de projetos é cada vez mais adotada nos ambientes corporativos e sua aceitação cresce dia após dia.

Acima de tudo, o Scrum é uma maneira de evidenciar problemas que acontecem no desenvolvimento dos seus projetos. Esteja ciente de que ele não vai resolver seus problemas de qualidade, mas vai te oferecer mecanismos para que a equipe corra atrás de soluções para esses problemas. 

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